财务人员必备的数据整理技巧 快速整理这些数据

再过几天就是农历新年了,相信大家都在马不停蹄地忙活自己手头的工作。作为财务人员,岁末年终肯定是最忙的一段时间,特别是年底很多数据要汇总,原本不够的时间就更加显得捉襟见肘。数据统计最关键的就是规范,原始数据规范了,统计也就变得轻松多了。接下来,小编就介绍几组WPS里的数据整理小技巧,助大家早点干完回家过年!

  1. 日期快速整理

日期是最容易出现的一种格式错误,特别是那些从不同部门收集回来的表格,日期的样式可谓五花八门。这些杂乱的日期,除了看起来不美观以外,还会影响表格的正常计算与筛选,大大降低统计效率与精度。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧

如何实现日期的快速规范化呢?很简单,选中日期列,点击“数据→分列”,前面几步选择默认,到达第3步时,将“列数据类型”修改为“日期”。最后点击“开始”标签,将单元格类型修改为“短日期”即可。

  2. 数据加单位

有些数据需要添加文字单位,但Excel对于这种数字以外的格式,是无法计算的。想要鱼和熊掌兼得,这里有一个小技巧。首先选中要处理的数据区,按下Ctrl 1调出单元格属性,接下来点击“分类→自定义”,在“G/通用格式”后填入表格所需的文字。经过这样处理好的数据,既保留了原本的计算属性,又能显示单位标识,轻轻松松就解决了困扰已久的问题。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧

  3. 折合成“万元”显示

财务数据往往都要折合成“万元“显示,传统方法是借助公式将原数据缩小10000倍,然后再缀上对应的单位符号。不过这样的处理并不规范,当后期再需要对这些数据汇总时,就会产生巨大误差。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧

正确的方法是:首先选中要处理的区域,按下Ctrl 1调出单元格属性。接下来点击“分类→特殊→单位:万元”,这里WPS已经预设好了多组单位样式,直接选择你想要的就可以了。

  4. 大写金额转换

除了货币单位外,大写金额转换也是财务人员每天都会遇到的一件事。很多人都知道,在Excel中有一项名为“中文大写数字”的特殊格式,不过这个格式与我们惯用的人民币格式并不相同。正确的方法是,在WPS中选中数据区,然后按下Ctrl 1调出单元格属性,接下来在“分类→特殊”标签选择“人民币大写”,确定后就是我们熟悉的人民币格式了。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧

  5. 记录单

输入数据最忌讳的就是看错行,特别是当数据量庞大时,一个小错误往往很难发现,这里推荐大家使用WPS的“记录单”功能。首先将鼠标放到表格的标题处,然后点击“数据→记录单”。记录单是一个类似于表单的快速输入模块,可以自动读取当前表格标题,我们只要在框内输入具体的内容(TAB键切换不同条目,回车键直接新建),即可完成数据录入。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧

除了快速录入外,记录单也有数据筛选功能。点击“条件”按钮,输入筛选条件,然后再点击“下一条”按钮,记录单就能将符合条件的记录一一列示出来了。

  6. 输入重复值预警

很多错误都是由用户重复录入导致的,为了避免这种情况发生,我们可以通过选中区域,点击“数据→重复项→拒绝录入重复项”,来为目标列提前设好重复录入提醒。设好之后,一旦输入的内容与前面重复,表格就会自动弹出提醒,以避免重复数据被错误录入表格。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧

  7. 带图记录整理

有些数据需要配图,但直接导入的图片无法与单元格匹配。在WPS中,图片右键菜单里多出了一项“切换为嵌入单元格图片”,点击后即可让图片自动匹配单元格。经过这样处理好的图片,除了支持基本的统计函数外,还能用鼠标双击查看原图,十分神奇,推荐大家一试。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧 8. 一键文本转数字

有些单元格被无意间设成了文本格式,导致汇总出错,不过由于这种错误不能用肉眼发现,使得排错变得异常困难。这里教给大家一个小技巧,首先选择要处理的单元格,点击“开始→单元格格式”,将格式设为“常规”,然后再点击“开始→类型转换→文本型数字转为数字”。经此处理后,就不会再出现数字以文本形式存储的问题了。

WPS表格数据整理 WPS表格技巧 WPS技巧

您可能还喜欢...

相关文章阅读

  • 免费的PDF编辑工具网页版
  • 利用Excel中函数做一个「骰子」在线PK
  • 使用WPS时,如何输入生僻字
  • 日常办公我们需要的格式转换工具 完全免费
  • 如何快速在身份证号中提取出生年月日和年龄、性别
  • WPS表格的五个功能让你效率在提升
  • 发表回复

    您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用*标注